Sistemas de información documental

El desarrollo de las posibilidades de los ordenadores personales ha permitido el desarrollo de programas para el almacenamiento y recuperación de información documental capaces de aprovechar eficazmente las posibilidades de los microordenadores profesionales. Ello está haciendo posible que muchas bibliotecas, centros de documentación y unidades de información en general puedan mecanizar la gestión de sus procedimientos de trabajo y abordar la creación de bases de datos documentales automatizadas.

Entenderemos aquí por información documental cualquier tipo de información textual, físicamente estructurada bajo la forma de monografías, artículos de revista, dosieres, informes, memorias, etc., o bajo la forma de descripciones de «objetos» que no son documentos: historiales clínicos, biografías, información descriptiva de instituciones y entidades de monumentos, investigaciones en curso, especificaciones de contratos o de trámites administrativos, etc…

Hasta el año 1982 y debido sobre todo a la escasez de programas específicos, no se había generalizado todavía el empleo de microordenadores en centros y servicios de documentación, bibliotecas y unidades de información en general. Los escasos paquetes de Software existentes estaban diseñados para ordenadores de 8 bits con el sistema operativo CP/M, que en muy pocos casos contaban con unidades de disco duro para almacenamiento masivo de datos. A partir del año 1983, sin embargo, con la introducción masiva del PC IBM en el mercado, y particularmente de su versión profesional, el PC/XT equipado con un disco duro de 10 MAb, la situación cambia de forma notable y la oferta de programas especializados en la gestión de información documental aumenta sustancialmente. 

Con la transformación del PC en el estándar del mercado de ordenadores, se asiste al desarrollo de nuevos programas que buscan aprovechar al máximo sus capacidades (mayor velocidad, discos duros fijos de gran capacidades dos para el sistema operativo CP/M al sistema operativo MS-DOS, y adicción de información y gestión documental que hasta ese momento sólo promuevas tendencias se manifiestan sobre todo en los Estados Unidos y en algunos países europeos: Gran Bretaña, Francia, Alemania y países escandinavos (nuestro país ha quedado al margen de las mismas y sólo a finales de 1984 y a lo largo del año 1985 algunas firmas españolas han comenza.do a desarrollar y comercializar programas originales o a adquirir los derechos de distribución de paquetes de software extranjeros). 

El desarrollo de los «supermicros» el PC AT y compatibles-de la tecnología de redes locales y de los microordenadores multiusuario basados en implementaciones del sistema operativo MS-DOS o en el sistema operativo UNIX (XENIX, PC-IX) ha ampliado el campo de aplicación de los microordenadores en tareas de gestión de información documental a los entornos personal, profesional o de las pequeñas empresas e instituciones a los entornos propios de las medianas e incluso grandes organizaciones.

Dada la gran diversidad de productos que hay en el mercado es preciso, para una mecanización con éxito, tener en cuenta en primer lugar los distintos tipos de programas desarrollados para aplicaciones documentales:

A) Sistemas de gestión documental.

B) Sistemas de gestión de bibliotecas. 

C) Programas «gateway» para comunicación con las grandes bases de datos comerciales.

D) Programas para la recuperación de información en ficheros generados por programas de tratamiento de textos.

E) Programas para la automatización de las tareas de desarrollo de herramientas documentales.

Recuperación de la información

En el supuesto de haber creado el archivo y haber introducido los datos necesarios, podemos proceder a su uso para la obtención de información.

Un archivo real, para que merezca la pena ser controlado por un ordenador, deberá comprender como mínimo un centenar de registros aproximadamente. Definiremos un mini archivo a título de ejemplo:

Supongamos que buscamos aquellos artículos que se miden en kilogramos y tienen un precio inferior a 50 pesetas. Los 2 comandos siguientes son suficientes para resolver el problema:

El primer comando comunica al sistema la intención del usuario de utilizar el fichero.

Catálogo

El segundo activa la función de solicitud y visualiza en la pantalla todos los registros relativos a los artículos que se miden en kg y tienen un precio inferior a 50 pesetas. Hay que destacar el hecho de que un programa adecuado hubiera necesitado más de dos instrucciones. La función descrita y los comandos utilizados nos proporcionan el pun-to de partida para algunas consideraciones de interés. Las diversas funciones que una base de datos es capaz de desarrollar son activadas por el usuario mediante una o más órdenes que contienen inicialmente un verbo inglés, seguido por otros elementos específicos. El verbo indica, por lo general, la función a activar, mientras que lo que le sigue tiende a precisar y delimitar el significado del verbo. Así, se consigue que cada comando tenga una estructura formal propia que el usuario deberá conocer a priori para poder ejecutar de forma correcta el propio comando. Dicho de otro modo, tendrá que conocer el lenguaje con el que hacer funcionar la base de datos.

Desde el punto de vista conceptual, esta circunstancia no es muy diferente del conocimiento de un lenguaje de programación. El aprendizaje del lenguaje de una base de datos, con respecto al de un lenguaje de programación, es más fluido y motivante por las razones siguientes:

– Los comandos que han de aprenderse en el estudio de una base de datos son menos numerosos que los que un lenguaje de programación, al menos en el sentido de que con el conocimiento de un número limitado de comandos, los más importantes, se pueden conseguir resultados significativos.

– No es necesario aprender a estructurar el programa, es decir, a elaborar el diagrama de bloques lógico del programa.

Actualización y mantenimiento de los datos

Una vez que tenemos creado un fichero con sus datos quizá deseemos modificar su estructura de alguna manera, bien modificando las características concretas de los datos en sí mismos, procediendo a dar «altas», «bajas» o «modificaciones» de los registros de nuestra base de datos.

En general, todas las bases de datos proporcionan facilidades que hacen flexible su definición y manipulación, dependiendo en gran medida del sistema que utilicemos.