Sistemas de gestión documental

Especialmente concebidos para gestionar bases de datos con información textual. Los usuarios están en condiciones de refinar sus preguntas hasta obtener de la base de datos, combinando criterios de búsqueda múltiples y con una gran rapidez en la recuperación, la información que necesitan.

Este tipo de programas permiten desarrollar aplicaciones parametrizadas única o con ninguna programación suplementaria. En nuestro país, dados los bajos niveles de utilización y conocimiento datos (SGBD) para sustituirlos, intentando así satisfacer de forma muy precisa.

Los SGBD no son capaces de administrar ningún tipo de base de datos documental, ya que están concebidos para gestionar bases de datos factuales o numéricas, respondiendo eficazmente tan sólo si los usuarios plantean preguntas muy precisas dentro de un repertorio limitado de posibilidades de interrogación. Las características básicas generales de un paquete de software de gestión son:

– Los SGD son programas concebidos para almacenar y recuperar fácilmente información de tipo textual.

– Los SGD almacenan registros descriptivos de documentos, divididos en varias zonas (campos o parágrafos) que contienen información específica.

– Los SGD son capaces de recuperar con gran rapidez todos los registros que satisfacen los criterios contenidos en una ecuación de búsqueda mediante la utilización de la técnica de ficheros invertidos.

– Los SGD permiten interrogar una base de datos combinando lógicamente (mediante operadores booleanos: AND, OR, NOT) múltiples criterios de búsqueda.

– Muchos SGD incluyen módulos específicos para la utilización y gestión de tesauros, vocabularios controlados que permiten controlar las relaciones semánticas entre los términos que contienen y eliminar las ambigüedades semánticas durante las fases de descripción (indización).

En resumen, las tareas básicas que es capaz de ejecutar un SGD son:

1. Creación y gestión de bases de datos: entrada, corrección y eliminación de registros.

2. Búsquedas de información en línea con tiempos de respuesta muy cortos utilizando lógica Booleana.

3. Edición en pantalla o en impresora de los resultados de las búsquedas y producción de catálogos e índices impresos.

Otras funciones características de los SGD son: procedimientos de mantenimiento que recuerdan al usuario que debe crear copias de seguridad de las bases de datos; protección del contenido de las mismas mediante el establecimiento de niveles de acceso («passwords» para las diferentes categorías de usuarios); facilidades de interrogación asistida para los usuarios no familiarizados con el sistema; software multiusuario; almacenamiento de las estrategias de búsqueda para que puedan ser reutilizadas en cualquier momento; posibilidad de formatear las salidas impresas (encabezamientos, márgenes, paginación, etc).

El campo de aplicación de este tipo de programas es muy amplio: creación local de bases de datos bibliográficos (con referencias de todo tipo de documentos: libros, artículos de revistas, informes, memorias, proyectos, etc.); bases de datos con información sobre recursos de personal, instituciones, historias clínicas, catálogos de productos; bases de datos para control de ventas, seguimiento de clientes, control de correspondencia, gestión de suscripciones, producción de anuarios, catálogos, directorios, etcétera.

Los tipos de usuarios que pueden obtener un gran rendimiento de un sistema informático integrado por un PC y un paquete de Software documental son: Centros de Información y Documentación, servicios de documentación de empresas, centros de investigación, firmas consultoras, gabinetes y despachos profesionales, medios de comunicación, Ayuntamientos, editoriales, laboratorios, departamentos de Administración pública, Universidades, Hospitales, etc. La mayor parte de los paquetes SGD para microordenadores han sido desarrollados y comercializados en Estados Unidos. En Europa, tan solo en Francia y sobre todo en Inglaterra existen algunos desarrollos y comercialización de programas SGD. Por lo que se refiere a nuestro país, se han desarrollado muy pocos productos y muchos no han sido todavía o no lo serán lanzados al mercado.

¿Por que las bases de datos?

Los sistemas informáticos tradicionales han sido llamados también sistemas orientados hacia el proceso, debido a que en ellos se pone el acento en el tratamiento que reciben los datos, los cuales se almacenan en unos ficheros, que son usados para una única aplicación. Las aplicaciones se analizan e implantan con entera independencia unas de otras, y los datos no se suelen transferir entre ellas, sino que se duplican siempre que las correspondientes aplicaciones tengan necesidad de ellos. 

Esto produce, además de una ocupación inútil de memoria, un aumento en los tiempos de proceso, repitiendo los mismos controles y operaciones en los distintos ficheros. Pero, más grave todavía, son las incoherencias que se presentan cuando la actualización de los datos, que se incluyen en más de un fichero, no se realiza de forma simultánea.

La dependencia de los datos sobre el soporte físico y a los programas muestra una falta de flexibilidad y de adaptabilidad frente a los cambios, lo que resulta muy negativamente en el rendimiento del conjunto del sistema informático.

La solución a estos problemas lleva a adoptar un punto de vista radios tratamientos a ocupar un segundo plano, mientras que los datos adquieren el protagonismo. Los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado, el cual no está diseñado para una aplicación concreta, sino que, por el contrario, tienden a satisfacer las necesidades de información global del usuario.

Estos sistemas orientados hacia los datos van sustituyendo a los sistemas orientados hacia el proceso que, por su poca fiabilidad, falta de representación de la realidad y mal asegurada confidencialidad van perdiendo la confianza del usuario.