Reconozca los riesgos y costos en una empresa

En una empresa, crear un plan de manejo de crisis implica tomar tantas decisiones como sea posible antes de que suceda la crisis, de modo que pueda canalizar sus energías hacia un manejo eficaz en caso de que ésta ocurra. Es bastante fácil realizar gran parte de estas tareas cuando las cosas van bien, pero hacerlo es difícil y estresante en medio de una crisis. Sin embargo, así como un hospital se preocupa por tener un generador de emergencia en caso de que se corte la electricidad durante una cirugía, usted necesita planes de respaldo para las crisis que ha identificado como aquellas que su empresa o departamento debe esperar y para las cuales se debe preparar.

Reconozca los riesgos y costos

Considere una importante empresa de inversiones con una sola línea de negocios: ayudar a los inversionistas individuales a comprar y a vender acciones. Cuando el mercado de inversiones estaba en su pun-to más alto, esta empresa experimentó un auge. Destinó sus utilidades a la expansión, contratando a más personas y abriendo más oficinas. Pero cuando la economía se estancó y los inversionistas individuales dejaron de invertir, la empresa se quedó sin otra fuente de ingresos. Las acciones de la empresa cayeron y se vio obligada a efectuar una ola de despidos, los cuales afectaron a todos dentro de la empresa. Si hubiese explorado otras fuentes de ingresos e invertido parte de sus utilidades en aquellas oportunidades y si al mismo tiempo se hubiera planteado algunas dudas respecto de su crecimiento- la empresa podría haber reducido algunos de los efectos del desastre.

Use los resultados de su auditoría de crisis como una base desde la cual podrá hacer una sesión de brainstorming respecto de posibles calles. Cuestione los supuestos básicos acerca de su empresa, tanto en el futuro como en el presente. ¿Qué supuestos posiblemente no sean verdaderos? Pregúntese:”¿Qué ocurriría si las personas dejaran de comprar nuestro producto con mayores ventas?”, o “¿qué pasaría si la demanda por muerto producto es tan grande que no podamos cumplir con los pedidos? Es importante hacer esto en grupo. Otras personas pueden ofrecer una perspectiva valiosa respecto de los supuestos arraigados que tienen los demás Y finalmente pregunte, “¿cómo impactaría esto a nuestro grupo?

Cuando ya haya determinado cuáles son las crisis para las que debe planificar, considere las formas en las que pueda minimizar estos riesgos. También debe hacer brainstorming respecto de los costos que implica cada uno de los riesgos que ha identificado. Considere cada cosa que pudiera salir mal y evalúe los costos como si fueran a ocurrir. Un análisis de riesgo mide más que los meros costos económicos. Determine los costos en términos de la salud y seguridad de las personas, y otros factores importantes como la capacidad de satisfacer las demandas de los clientes, la capacidad de los empleados para trabajar y comunicarse eficientemente y la reputación de su empresa Priorice los riesgos que son más urgentes y costosos, y abórdelos primero.

Desarrolle un plan de crisis

Tras seleccionar un escenario potencial clave y analizar las posibles consecuencias, haga brainstorming en torno al tipo de decisiones que se tendrá que tomar. Por ejemplo, en caso de un desastre natural es probable que deba evacuar a los empleados y avisar a los empleados del segundo o tercer turno. Si surge un problema en llevar un producto al mercado, tal vez tenga que contratar rápidamente a más personal, coordinar métodos alternativos de transporte o los gerentes quizás tengan que contestar llamadas telefónicas. Frente a una inminente huelga de los trabajadores de transporte, tal vez se vea obligado a llamar a un equipo de empleados que sepan conducir furgones para que transporten a algunos empleados al trabajo, o tendría que organizarse para que algunas personas trabajen desde sus hogares.

A medida que efectúe este ejercicio, comience a preguntarse quién debería tomar estas decisiones. También verifique la viabilidad de su plan haciendo un brainstorming de los efectos colaterales imprevistos y no deseados. Por ejemplo, cuando una cadena de tiendas de reparación de autos quería impulsar sus ventas cuando éstas se contraían, la dirección ofreció incentivos de ventas a los mecánicos. Mientras más trabajo atraían, más grandes las bonificaciones que recibirían. Lamentablemente, algunos de los mecánicos comenzaron a recomendar reparaciones innecesarias. Los clientes reclamaron señalando que estaban siendo estafados y la reputación de la cadena sufrió un golpe. Asimismo, una fábrica ofreció incentivos por cada producto deficiente detectado, pero pronto resultó que algunos de los empleados estaban dañando en forma deliberada los productos para así cobrar sus recompensas. Y cuando una empresa de pizzas prometió entrega a domicilio en “30 minutos o la pizza es gratis”, los repartidores iban tan rápido que causaron accidentes de tránsito. No es necesario cubrir todas las posibilidades, pero pensar cuidadosa-mente en todo puede ayudar a prevenir estos problemas imprevistos.

Forme un equipo de gestión de crisis

El desenlace de la crisis depende del desempeño de las personas que toman las decisiones. Mientras mejor preparadas estén, mejor manejarán la crisis. Determine quién en su equipo:

· Participará en la gestión de cada aspecto de la crisis

· Tomará qué tipo de decisiones

· Avisará a las autoridades dentro de la empresa

· Verá si los empleados se tendrán que quedar en casa

· Decidirá si el edificio debe ser evacuado

· Decidirá contratar a personal temporal en caso de un alza inesperada en el flujo de negocios