Las auditorías de crisis

La mayoría de los ejecutivos ya está en conocimiento de las crisis posibles y probables y dan algunos pasos para evitarlas. Pero usted puede volverse aún más eficaz, preparándose para las crisis cuando las cosas van bien. El primer paso es realizar una auditoría de crisis. Trate de identificar aquellas cosas que están mal ahora o que potencialmente podrían salir mal en el futuro.

Una auditoría de crisis podría parecer un ítem más en su larga lista de cosas por hacer, pero es un elemento importante del plan de largo plazo de su departamento o empresa.

Una auditoría de crisis requiere los siguientes pasos:

1. Integre la planificación de crisis en su planificación estratégica. Incorpore la auditoría de crisis en su parte del proceso general de planificación estratégica. Independientemente de si administra su propia empresa o departamento, usted aún debe planificar estratégicamente para el futuro, y esa planificación debe incluir la planificación de crisis.

2. Reúnase con otras personas para compartir ideas. Las perspectivas de las personas acerca de las posibles crisis suelen ser muy distintas No hay una sola persona que tenga toda la información que requiere una empresa. Al conversar con personas de otras áreas de su departamento, división o empresa, usted podría descubrir cierta información sorprendente. Trabaje con los colegas de su departamento y de otros departamentos para analizar su situación.

3. Efectúe un análisis FODA. Una herramienta útil para la planificación estratégica es un and Tsis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Realice el análisis específicamente desde la perspectiva de una crisis. Después de todo, las crisis a menudo ilusionan a partir de debilidades interés o amenazas externas

Por ejemplo, ¿cuáles son las debilidades internas de su organización? ¿Dónde podría ocurrir una crisis en sus procedimientos habituales de negocios? Por ejemplo, ¿padece su empresa de una escasez de personal tan sustancial que si un miembro de su equipo renuncia sería imposible seguir funcionando? ¿O su infraestructura está demasiado vieja y destartalada? ¿Está experimentando problemas de control de calidad que podrían generar la insatisfacción de los clientes o incluso podría perjudicarlos?

Y, ¿cuáles son sus amenazas externas más probables?  cuáles de ellas amenazas serían las más dañinas para su empresa? ¿Por ejemplo, es probable que su competencia introduzca un producto radicalmente nuevo, que dejara al suyo obsoleto?

Sepa que muchas personas se niegan a reconocer la amenaza más importante que aflige a su empresa. Al ignorar la realidad de alta manera, cualquier acción constructiva que pudiera evitar o suavizar el impacto del problema permanece 

sin hacer. Por ejemplo, si su empresa ha estado fabricando suntuosamente una línea principal de productos, pero los ejecutivos se niegan a reconocer un producto nuevo e innovador que en algún momento volverá totalmente obsoleta su línea de productos, lo más probable es que su empresa no sobreviva.

4. Céntrese en las cuatro áreas principales de crisis. Considere la posibilidad de desastres sanitarios o ambientales, las fallas tecnológicas, las fuerzas económicas o del mercado, y las relaciones

5. Reduzca su lista de riesgos de crisis. Al efectuar la auditoría de crisis, hágase dos preguntas básicas: ¿qué es lo peor que podría salir mal? ¿Cuáles son las crisis que tienen más posibilidades o probabilidades de ocurrir? Es imposible abordar todos los problemas o crisis que podrían surgir, y algunas crisis simplemente no afectarían a su organización. Por ejemplo, si su empresa no está ubicada en una zona de terremotos, no incluya los terremotos en su lista de crisis. O si usted trabaja en una empresa consultora, usted no tendrá que preocuparse por una posible huelga de los trabajadores.

Reduzca su lista de riesgo de crisis enfocándose en las crisis que generarían los peores resultados, en las que tengan las mayores probabilidades de ocurrir y en las que afectaran más a su grupo o empresa. ¿Elabore una lista de todo aquello que podría significar problemas para la empresa, considere las posibles consecuencias y calcule el costo de la prevención?

Enfóquese en las cuatro áreas principales de crisis

Intentar anticiparse a todos los tipos de crisis es una tarea abrumadora. Examinemos más detalladamente cómo enfocarse en las áreas principales de crisis.

·Desastres sanitarios y ambientales. La salud y seguridad de los empleados, los clientes, el público general y del medioambiente son de alta prioridad. Este tipo de crisis puede crecer y transformarse rápidamente desde un pequeño problema en una importante crisis, especialmente si las personas dentro de la institución intentan encubrirla, culpar a otros o minimizar su importancia.

·Fallas tecnológicas. Es probable que usted ya tenga bastante claro cuáles son algunas de las debilidades principales en la tecnología de su empresa o departamento. Quizás sea el sistema telefónico, el servidor o la conexión a internet. De no ser abordadas, las debilidades tecnológicas pueden convertirse en crisis paralizantes.

·Fuerzas económicas y de mercado. Las fuerzas económicas y las fluctuaciones del mercado pueden ser las crisis que ocultan las mayores oportunidades, pero sólo si usted está preparado. De otra forma, una fluctuación inesperada puede ser nociva e incluso devastadora.

· Las relaciones. Las personas son impredecibles. Pueden hacer cosas que usted podría creer imposibles, especialmente si se trata de un ascenso o de dinero. Las organizaciones con las cuales usted se ha aliado desde hace mucho tiempo también podrían sorprenderle. Considere, por ejemplo, la agencia de publicidad cuyo cliente de la lista de Fortune 500 simplemente dejó de funcionar. La empresa perdió negocios de millones de dólares. En su calidad de ejecutivo, usted tendrá que abordar relaciones múltiples y diversas. Trate de detectar las relaciones vulnerables. Esté especialmente consciente de aquel proveedor, cliente o genio de la computación cuya partida súbita podría arruinar a su empresa.