Comprenda lo que hacen los equipos

Aunque la misión y las metas particulares de un equipo determinan las actividades que realiza, cualquier trabajo de equipo tiende a seguir un patrón típico.

El equipo:

·clarificará sus metas y se comprometerá con lograrlas

·acordará una forma de enfocar un proyecto

·desarrollará un proceso para completar sus tareas

·hará que sus miembros se capaciten entre sí

·ejecutará el proceso

·evaluará y corregirá sus procesos, dependiendo de los resultados de las mediciones y los análisis

·se comunicará con todos los involucrados

Identifique la misión del equipo: 

Un equipo se arma sobre la base de un propósito. Todos los miembros deben conocer y compren-der la misión y las metas del equipo. ¿Por ejemplo, realizará su equipo recomendaciones de políticas o implementará un plan estratégico? ¿Resolverá un problema de calidad o trabajará sobre un tema de largo plazo?  ¿Desarrollará un nuevo producto o manejará una crisis inmediata? Cualquiera sea la misión, como líder del equipo usted tendrá que reorientar al equipo a su propósito una y otra vez.

Reconozca el alcance de la actividad del equipo. 

Generalmente, los equipos son los responsables últimos de las decisiones que toman respecto de sus operaciones y procesos, pero es la alta dirección la que debe aprobar y respaldar estas actividades. Por ejemplo, un equipo puede tomar decisiones sobre sus recursos, pero dentro de los límites presupuestarios determinados por la alta dirección.

Como líder del equipo, usted y sus supervisores deben tener una visión compartida de la misión del equipo, además de concordar en las siguientes áreas:

·decisiones sobre el personal, especialmente en equipos interfuncionales

·gastos que exceden el presupuesto

·contratación de servicios de expertos o consultores externos, o la adquisición de recursos adicionales

·cambios en los productos y en los plazos de entrega del equipo Asegúrese de que todos los miembros de su equipo y de la alta dirección comprendan el alcance de las actividades del equipo y estén de acuerdo al respecto, particularmente sobre:

·las decisiones que puede tomar el equipo

·las decisiones que se tomarán fuera del equipo

·cómo y cuándo esas decisiones se comunicarán a todos los miembros del equipo.

Identifique las características de los equipos productivos

Cuando esté planificando, tome en consideración las características esperables de los equipos productivos. Después de todo, usted será el responsable de asegurar que estas cualidades se hagan realidad en su equipo.

En los equipos más productivos

·los miembros están de acuerdo con las metas y están comprometidos con ellas. Cuando es posible, los miembros del equipo participan en el establecimiento de metas realistas y específicas.

·las metas del equipo son más importantes que las metas individuales.

·los miembros comprenden claramente sus roles y cambian sus responsabilidades según las necesidades del equipo.

·los miembros aportan una combinación diversa de habilidades y experiencias.

·Los miembros toleran los errores; los propios y los ajenos.

·los miembros están abiertos a nuevas ideas y perspectivas, y a tomar riesgos

·las decisiones se toman sobre la base de su mérito propio, no por el estilo o el estatus de quien propone la idea.

El desarrollo de un equipo productivo claramente precisa de una alta capacidad de relacionarse con las personas: ¡comunicación, comprensión, negociación y paciencia! He aquí una herramienta para planificar un equipo que calce con las necesidades de su proyecto.

Prepare a su equipo para el éxito. 

Como líder del equipo, usted es el nexo entre su grupo y la alta dirección o un cliente. Antes de comenzar, prepare a su equipo para el éxito. Examine cuidadosamente todas las suposiciones que han hecho la alta gerencia o el cliente.

Por ejemplo,

·Está claramente establecida la misión del equipo?

·Son realistas los presupuestos y plazos de entrega?

·Son adecuados los recursos para lo que necesita lograr?

·Tiene el equipo la autoridad y el apoyo para cumplir sus metas?

Si su respuesta es “no” a cualquiera de estas preguntas, podría ser necesario detenerse; discutir sobre su equipo y sobre la posibilidad real de lograr sus metas.

Sea proactivo. Sea creativo. Detenerse un momento no implica tener que lloriquear, quejarse o negarse a comenzar el trabajo hasta que todos los astros estén alineados. Parte de liderar un equipo consiste en ser capaz de tomar la iniciativa. Usted no puede esperar que todas las cosas que necesita sean puestas a sus órdenes desde un inicio especialmente si usted no ha liderado antes un equipo y no tiene mucha experiencia.

Si tiene pocos recursos,

·haga funcionar su red de contactos. Obtenga ideas y apoyo de cualquier persona que usted considere apropiada 

·pida favores de otras personas o departamentos.

·use su iniciativa para encontrar a las personas, equipos y tecnología que necesita para que su tarea se concretice.

Si los plazos o el presupuesto son totalmente irreales,

·proponga alternativas realistas.

·justifique contundentemente lo que necesita y por qué lo necesita.

·compruebe su necesidad de tener más recursos.

·demuestre lo que sí se puede hacer con el tiempo y el dinero que le ofrecen.

Detenerse ante las limitaciones y exigir mejores condiciones re-quiere de habilidad política y de un uso cuidadoso de su influencia. Pero cada vez que lidera exitosamente a un equipo, usted potencia su trayectoria y su reputación. Esto le permitirá tener mayor poder para seleccionar a las personas que usted quiere que trabajen en su equipo para ganarse los proyectos en los que realmente desea trabajar.

Sea realista. Si usted está realmente seguro de que los plazos son ridículos o de que simplemente no hay recursos, pero aun así dice que lo puede hacer y espera que las cosas salgan de la mejor forma posible, usted ha condenado a su equipo y, quizás, a su carrera profesional. Hacerse ilusiones sólo puede llevar a la desilusión y a posibles desastres. Usted pierde credibilidad no sólo frente a la alta dirección, sino que ante a los miembros del equipo y sus pares por haberlos involucrado en un proyecto destinado al fracaso. Entonces sea realista, y si las metas del equipo simplemente no se pueden lograr dentro de las limitaciones existentes, ¡no se involucre!