Mejore la communication del equipo

La comunicación es clave para mantener al equipo productivo y trabajando con fluidez. Usted puede sacar lo máximo de su equipo si establece una rutina formal para los diálogos.

Asegúrese de que los roles y las responsabilidades estén claros. 

Cada miembro del equipo necesita saber la razón por la cual está ahí y también la forma en que se complementan todos para formar el equipo. Una manera de descubrir que algo no ha sido entendido correctamente es mediante el uso de la herramienta Hoja de trabajo para la clarificación de roles (ver página siguiente). Cuando usted lea cómo percibe cada miembro del equipo la posición y deberes de los otros, se dará cuenta rápidamente de lo que necesita clarificar, repetir o reajustar.

Escuche a su equipo. 

Empiece con usted mismo al escuchar a otros y mantener una actitud abierta. Esté atento a las opiniones e ideas de los miembros del equipo y aplíquelas. Cuando un líder ignora continuamente los consejos y recomendaciones de sus miembros, todo el equipo sufre un daño. El líder de equipo que no escucha reduce las posibilidades de ganar del equipo, y frustra a los jugadores que desean hacer contribuciones valiosas. El líder que dice “esto será de esta manera” hace que sea menos probable que los miembros se motiven a aportar al equipo.

“La semana pasada en Pittsburgh algo no funcionaba bien, entonces nos pusimos a comentarlo fuera del campo. Nos preguntaron qué pensábamos nosotros y respondimos: ‘Sí, no, quizás’, pero por el hecho de haberlo conversado, todos estábamos de acuerdo cuando volvimos a la cancha. Eso es mucho mejor que ‘vamos a ganar como sea”.

Terrell Buckley, defensa de New England Patriots (comentario después de que los Patriots vencieron a los favoritos Pittsburgh Steelers en los playoffs del fútbol americano en 2001).

Por otro lado, el líder que valora los aportes de otros inspira a todos los miembros del equipo a contribuir con el máximo de sus capacidades. Escuchar y responder a las ideas se convierte en un ciclo de éxito y de recompensas. El hecho de utilzar las buenas ideas de un miembro del equipo hace que el equipo avance y beneficia tanto al individuo como al equipo.

Revise el formato para las discusiones de equipo durante las reuniones. 

Como las reuniones son obviamente la instancia más abierta para que el equipo se comunique, entonces ponga especial atención en cómo estructurarlas. He aquí algunas pautas que usted podría emplear:

·Siga el mismo formato para todas las reuniones de equipo, de modo que los miembros sepan lo que pueden esperar de ellas. Este formato se convierte en un hábito para el equipo y suele aumentar la productividad de las reuniones. 

·Familiarícese con la agenda antes de cada reunión. Le ayudará a prepararse para las discusiones que se susciten.

·Durante la reunión enfóquese en la resolución de problemas, no en compartir información.

·No desperdicie tiempo valioso al dar información que podría haberse distribuido antes.

·Mantenga la discusión enfocada; cuando ésta se desvíe, insista en tratar los puntos de la agenda.

·Sugiera que toda información nueva debería discutirse al final de la reunión.

Algunas de estas tareas pueden ser realizadas por un facilitador, ya sea usted o algún otro miembro del equipo.

Incentive que todos los miembros aporten al solicitar sus opiniones. 

En las reuniones de equipo, pregunte a cada miembro explícitamente qué piensa acerca de alguna propuesta, para que todos estén involucrados. Interrumpa ocasionalmente la conversación y dé a cada integrante la oportunidad de hablarle al equipo. Algunos miembros pueden ser más tímidos y reacios a interrumpir un debate acalorado para dar a conocer su opinión. Cuando usted dedica un tiempo para que todos participen, el equipo se beneficiará con la opinión de cada miembro.

Examine deliberadamente los puntos de vista contrapuestos.

Las perspectivas contrapuestas y el conflicto creativo pueden ser una fuente abundante de nuevas ideas, pero deben ser manejados con cuidado. Incentive todos los puntos de vista:

·Designe a un miembro del equipo como abogado del diablo en todos los debates y decisiones importantes. Incluso si el equipo parece estar de acuerdo, esto obligará a los miembros a reevaluar sus puntos de vista.

·Pida que se expresen todas las posibilidades y examínelas. Cuando se propone una sola solución, los miembros pueden sentir que su contribución es innecesaria y el equipo podría perder la posibilidad de escuchar excelentes alternativas.

·Asegúrese de que todos los miembros tengan la oportunidad de expresar sus opiniones y ofrecer sus sugerencias.

Consejo: Consejos para un buen desempeño de equipo. Establezca una misión urgente y valiosa y una dirección clara. Seleccione a los miembros del equipo por su conocimiento, experiencia, habilidades y actitudes, no según sus personalidades. Esté atento a lo que pasa en las primeras reuniones, incluyendo las acciones que se realizan.

Establezca reglas claras sobre el comportamiento. Establezca metas y tareas inmediatas y basadas en el desempeño. Proporcione constantemente nuevos datos e información para crear desafíos. Use el feedback positivo, reconozca el trabajo bien hecho y dé recompensas para incentivar a los miembros del equipo.